Il Notaio o, come veniva definito nell’antica dizione tuttora talvolta usata, “Notaro” (dal latino notare ossia "annotare", "prender nota"), è un  pubblico ufficiale la cui funzione principale è quella di attribuire, in virtù del potere riconosciutogli direttamente dallo Stato e mediante  l’apposizione della propria firma e dell’impronta del proprio sigillo, pubblica fede agli atti redatti, con le richieste formalità, da esso Notaio (Art.  2699 Cod. Civ.). Attribuire pubblica fede ad un atto significa, in buona sostanza, attribuirgli valore di prova legale, così che tutti, compreso il  Giudice, debbano presumere come vero ciò che è dal Notaio attestato, salvo che sia accertato giudizialmente il reato di falso.
Diversamente avviene per la scrittura privata predisposta direttamente dalle parti interessate e dalle stesse sottoscritta mediante apposizione  della propria firma autografa. La funzione del Notaio, in tale caso, è quella di autenticare dette sottoscrizioni, attestando che le stesse sono  state apposte dalle parti in sua presenza, senza entrare nel merito delle dichiarazioni rese. La scrittura privata autenticata nelle firme dal Notaio  ricevente diviene, così, un documento che fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta  (art. 2702 – 2703 Cod. Civ.). 
Da quanto sopra esposto si evince che è proprio nell’atto pubblico che si estrinseca l’importante e insostituibile funzione dell’attività del Notaio, il quale, nella sua qualità di tecnico del diritto, deve indagare circa la volontà delle parti quale sia il fine economico-giuridico che le  stesse intendono perseguire e tradurla in termini giuridici nel negozio più idoneo, adeguandola alle norme imperative di Legge, al buon costume e all’ordine pubblico. In questo modo il Notaio, svolgendo una funzione di controllo preventivo di legalità, si pone come un filtro tra i cittadini e le regole poste dallo Stato. Tanto maggiore è la presenza del Notaio nei traffici giuridici tanto minore è il rischio di una lite tra le parti, con conseguente deflazione del carico dell'attività dei Magistrati. A tale riguardo è opportuno ricordare la storica affermazione del noto Giurista F. Carnelutti, che recitava: “Tanto più Notaio, tanto meno Giudice”.